Un sistema de información hospitalario (HIS, por el inglés Hospital Information System) apoya las actividades en los niveles operativos, tácticos y estratégicos de un hospital. El propósito de este artículo, es proveer una guía de pasos que ayude a un hospital a seleccionar el sistema HIS que mejor se adapte a sus necesidades, características y objetivos institucionales.
Hacia una información saludable
La problemática de encontrar un sistema de información hospitalario nace de la necesidad que tienen los centros de salud de seleccionar adecuadamente una herramienta de software que los ayude a: contrarrestar posibles negligencias médicas, retrasos en la atención, cirugías, robos y desperdicios, e ineficiencias operativas, etc. Así, que todos los profesionales de salud tendrá acceso al expediente completo del paciente al momento de tomar decisiones clínicas.
Como en cualquier otro rubro, toda implementación implica un proceso de transformación y redefinición de los procesos de un hospital, incluso sin importar que la institución haya tenido experiencias previas de automatización de procesos mediante herramientas tecnológicas.
El ciclo de vida de implementación de sistemas, consiste en varias etapas empezando por la fase en la que se decide implementar un sistema HIS, y no otro tipo de herramienta. Le sigue el proceso de decidir qué HIS se implementará y que consultora se le asignará la implementación del proyecto. Una vez seleccionados comienza la fase de implementación, en la que se parametrizará el sistema; para esta fase la consultora que lleva el proyecto propone una metodología de trabajo, experiencia en implementaciones y capacitación.
En búsqueda del producto adecuado
Un HIS está compuesto por sistemas de información usados para la gestión médica, administrativa y financiera del hospital y evidentemente, soportado por la tecnología de voz y datos que servirán para comunicar interna y externamente al personal del hospital.
Existen diferentes tipos de sistemas de información dentro de un hospital, si bien un HIS considera la integración de estos para la automatización de muchas clases de transacciones y procesos del mismo, es importante tener en cuenta tres grandes grupos sistemas:
- Los que apoyan a prestar los servicios de salud (front office: aplicativos enfocados al exterior de la empresa-institución).
- Los que soportan el funcionamiento de las diferentes áreas del hospital (back office: aplicativos enfocados al interior de la empresa-institución).
- Los que automáticamente recaban datos clínicos del paciente (sistemas clínicos y de auxiliares de diagnóstico y tratamiento).
La implementación de una nueva solución tecnológica en una empresa del sector salud implica, un esfuerzo considerable por parte de toda la organización, por lo que los beneficios no se deben limitarse a la tecnología; en realidad los cambios más significativos se presentan en los procesos y en la cultura de la propia institución.
La compra de un sistema representa para la institución una gran inversión, no solo económica sino también de otros recursos, como es el tiempo y esfuerzo de sus empleados, y la migración de información de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica.
Se espera que un sistema de gestión hospitalaria, una vez implementado, dure unos cuantos años y acompañe al hospital en sus proyectos, planes y objetivos de negocio. Por ello, es muy importante poder seleccionar el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa en varios aspectos, no sólo económicos; sino funcionales, estratégicos, técnicos e inherentes al proveedor y su servicio.
Es importante también encontrar el equilibrio en el producto seleccionado, para que el producto no quede obsoleto al poco tiempo de implementación, pero tampoco que sea tan complejo para la organización al no ser aprovechado en un porcentaje mínimo de su funcionalidad.
Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un proceso crítico, no obstante la selección de sistemas no es un área de mucho estudio, más bien, se le ha dedicado más tiempo de estudio a las metodologías de implementación ya que son pocas las metodologías que guían a los directivos y miembros del equipo de proyecto, en este trabajo complejo que es el seleccionar qué herramienta se usará.
Tendencias del mercado
Los compradores deben tener presentes las tendencias del mercado cuando comienzan a investigar la oferta de software ERP para una organización de medicina y salud . ¿Cómo un vendedor se ajusta a estas tendencias podrían tener un gran impacto sobre su viabilidad.
El uso del software como servicio a demanda -Software-as-a-Service (SaaS)
La tendencia hacia la computación en nube está afectando a muchas industrias, y la asistencia médica es, sin duda una de ellos. Los proveedores están empezando a mostrar una afinidad cada vez mayor a los costos iniciales más bajos, el modelo de fijación de precios mensuales, la falta de infraestructura de TI, y el acceso remoto asociado a aplicaciones basadas en web.
La informática móvil
Los proveedores de software ERP para una organización de medicina y salud se están encontrando cada vez más con necesidades de movilidad, es decir el acceso a la información desde diferentes dispositivos que no están fijos en una ubicación.
Integración
Ya se conocen casos de hospitales en los que la gestión se encuentra 100% integrada. Desde la solicitud de turno por teléfono o internet hasta la entrega de medicamentos recetados. Todo lo que sucede con un paciente es visible en una pantalla de computadora y reside en una base de datos centralizada.
Beneficios y problemas potenciales
Los principales beneficios de cualquier software ERP para una organización de medicina y salud son:
- aumentar la eficiencia.
- mejorar la recaudación.
- mejorar la calidad de la atención al paciente.
Estos beneficios son creados por las diferentes aplicaciones e impactan en las organizaciones de diferentes maneras. El aumento de la eficiencia del back-office agiliza las tareas administrativas asociadas a la atención de pacientes, permitiendo a los prestadores atender las dolencias de más pacientes sin necesidad de aumentar el personal de planta.
Contar con documentación más rigurosa de la atención y una presentación más organizada de la misma agiliza el ciclo facturación-cobranza. Disponer de alertas automáticas permite anticiparse a problemas o detectar riesgos potenciales. Por otra parte, ofrecer recordatorios automáticos a los pacientes es un servicio que aumenta su fidelidad.
Aunque la inversión en software ERP para una organización de medicina y salud es un proyecto de cierta envergadura, los altos costos por asistencias inapropiadas o el retraso en la emisión de la documentación para facturar, puede justificar la inversión. Si bien las tendencias tales como el software como un servicio (SaaS) ayudan a tomar la decisión de invertir, los fondos de estímulo disponibles en varios países están proporcionando los recursos necesarios para cubrir los costos de implementar la mayoría de los sistemas.